Q‑KSeF Connector

Zmiany w przepisach nie powinny spowalniać Państwa biznesu. Zamiast dostosowywać każdy system fakturujący z osobna - wystarczy jedno rozwiązanie, które bierze na siebie całą komunikację z Krajowym Systemem e‑Faktur.

Pełna zgodność z wymaganiami

Wieloletnie doświadczenie w integracjach z systemami administracji publicznej. Gwarantujemy zgodność z wszystkimi wymaganiami ministerialnymi.

Elastyczność i modularność

Możliwość dostosowania Q‑KSeF Connectora do dowolnego oprogramowania – rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb i profilu branżowego.

Niezawodność działania

Q‑KSeF Connector poradzi sobie z awarią lub problemem niedostępności platformy centralnej e‑faktur.

Gotowość na przyszłość

Rozwiązanie zaprojektowane z myślą o łatwym dostosowaniu do kolejnych obowiązków raportowych w ramach aktualizacji cyklicznej.

Audyt komunikacji

W razie kontroli Q‑KSeF Connector umożliwia wgląd w pełną historię przesyłu dokumentów.

System ERP

Program
księgowy

Program
magazynowy

System
medyczny

Dowolne
oprogramowanie

System
leasingowy

Q‑KSeF Connector

Faktury sprzedaży
Faktury kosztowe
Kody QR
Numery KSeF

KSeF
(Ministerstwo)

Dowolne oprogramowanie

Q‑KSeF Connector

KSeF (Ministerstwo)

Wdrożenie Q‑KSeF Connector

To nie tylko dostarczenie systemu – to również wsparcie ekspertów QBS - Quality Business Software.

Przeanalizujemy Państwa obieg dokumentów i przygotujemy wskazówki jak optymalnie go dostosować do wymagań Krajowego Systemu e‑Faktur.

Skonfigurujemy i zainstalujemy Q‑KSeF Connector "pod klucz" dla Państwa organizacji.

Dlaczego Q‑KSeF Connector?

Komfort pracy

Pracownicy nie zmienią swojego dotychczasowego sposobu pracy – faktury wystawiane będą tak jak dotychczas, co pozwali zaoszczędzić czas i uniknąć dodatkowej nauki nowych procedur.

Kontrola i bezpieczeństwo

Q‑KSeF Connector zagwarantuje, że do Ministerstwa Finansów trafią wyłącznie poprawne, unikalne i kompletne faktury. Dzięki temu Państwa firma uniknie błędów, kar i dodatkowej pracy.

Zapewnienie ciągłości działania

W razie awarii KSeF pracownicy nie będą musieli podejmować żadnych dodatkowych kroków, co pozwoli na uniknięcie przestojów i opóźnień w fakturowaniu.

Niezależność systemu fakturującego

Użytkowany przez Państwa system fakturujący będzie mógł być ciągle rozwijany, testowany i aktualizowany, bez ryzyka zakłócenia działania komunikacji z KSeF.

Automatyzacja procesów

Q‑KSeF Connector automatycznie prześle i odbierze faktury VAT. Obsłuży dużą ilość dokumentów bez dodatkowego nakładu pracy.

Wsparcie i edukacja

Już dziś zapraszamy na webinary - opowiemy nie tylko o wdrożeniu Q‑KSeF Connector. Podpowiemy jakie nieoczywiste aspekty procesów biznesowych należy wziąć pod uwagę.

Gotowość na każdą skalę

Q‑KSeF Connector jest gotowy do integracji i obsługi e-Faktur KSeF niezależnie od liczby wystawianych faktur.

100+
Faktur miesięcznie
1000+
Faktur miesięcznie
100 000+
Faktur miesięcznie

Q‑KSeF Connector

To niezależna aplikacja, która współpracując z dowolnym systemem, rozwiązuje problem obowiązkowego wystawiania faktur za pośrednictwem platformy Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak działa Q‑KSeF Connector?

  • Generuje ustrukturyzowane pliki XML na podstawie faktur wystawionych przez inne systemy
  • Wysyła faktury na platformę KSeF i monitoruje proces ich przetwarzania
  • Informuje Użytkownika o zmianach statusów wysłanych dokumentów
  • Odbiera z portalu numer KSeF i kody QR oraz przypisuje te dane do faktury sprzedaży zarejestrowanej w Państwa systemie
Zamów bezpłatną konsultację
Sprawdź czas wdrożenia
1
Uwierzytelnianie w KSeF 2.0 przez token lub certyfikat KSeF
2
Weryfikacja poprawności faktur XML
3
Kontrola duplikatów faktur sprzedaży
4
Obsługa wysyłki faktury w trybach online, offline, offline24
5
Obsługa wysyłki interaktywnej oraz wsadowej
6
Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur

Czas wdrożenia

1
Systemy QBS - Quality Business Software Sp. z.o.o.
Kilka dni przy wersji ustandaryzowanej lub kilka tygodni przy modyfikacjach
2
Systemy innych producentów
Czas wdrożenia ustalany indywidualnie

Integracja i wdrożenie

1

Analiza procesu obsługi sprzedaży i zakupu

2

Dostosowanie formularzy dokumentów sprzedaży w Państwa systemach

3

Generowanie faktur w postaci ustrukturyzowanego pliku XML

zgodnego ze schematem Ministerstwa Finansów

4

Dostosowanie wewnętrznego obiegu dokumentów

oraz procesów biznesowych do nowych procedur związanych z KSeF

5

Komunikacja z Krajowym Systemem e-Faktur

  • Wysyłanie wystawionych faktur sprzedaży do KSeF
  • Śledzenie statusów wysłanych dokumentów
  • Odbieranie numeru faktury nadanego przez KSeF wraz z datą i zapisanie ich w systemie
  • Odebranie i interpretacja komunikatów mówiących o błędach w procesie przekazywania dokumentów lub błędach w samych dokumentach
6

Audyt przesyłu dokumentów

ułatwiony dzięki historii obsługi komunikacji z KSeF

7

Pobieranie faktur zakupu

Anna Klimaszewska
Nie musicie Państwo znać się na KSeF - wystarczy, że znamy się my. Pomożemy wprowadzić obowiązkowe fakturowanie elektroniczne zachowując dotychczasowe procesy biznesowe.
Anna Klimaszewska Koordynator Projektów Wdrożeniowych Q‑KSeF
w QBS - Quality Business Software Sp. z o.o.

Doświadczenie, na którym możesz polegać

Q‑KSeF Connector wykorzystuje nasze wieloletnie doświadczenie w integracji z rządowymi serwisami zewnętrznymi. Generowanie i wysyłka plików JPK, raportowanie do ZSMOPL, weryfikacja autentyczności leków itd. zaowocowały niezawodną i prostą w obsłudze aplikacją.

Klienci korzystający z naszych systemów już się o tym przekonali – po intensywnych testach aplikacji Q‑KSeF Connector są gotowi do rozpoczęcia produkcyjnej pracy z rządową platformą.

Oprogramowanie dla firm już obsługujące e-Faktury KSeF:

Q-ERP • Q-Klinika • Q-Rozliczenia NFZ • Q-Leasing • Q-Hurtownia Farmaceutyczna • Q-Finanse Księgowość

KSeF - kluczowe daty

Faktury sprzedaży

1 lutego 2026 r. - obowiązek wystawiania faktur sprzedaży przez KSeF dla dużych firm (obrót > 200 mln zł rocznie)

1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania faktur sprzedaży dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem mikrofirm o sprzedaży do 10 tys. zł/mies.).

Faktury zakupu

1 lutego 2026 - obowiązek odbierania z platformy KSeF faktur zakupu od dużych podmiotów.

Dowiedz się więcej
01.02.2026 Obowiązek wystawiania faktur sprzedaży DUŻE PODMIOTY
01.04.2026 Obowiązek wystawiania faktur sprzedaży POZOSTAŁE PRZEDSIĘBIORSTWA
01.01.2027 Obowiązek odbierania faktur zakupu FIRMY O SPRZEDAŻY DO 10 TYS. ZŁ/MIES.
KSeF
CHECK

KSeF Check - szybki test gotowości procesowej

Pomożemy zidentyfikować ryzyka, zanim zrobi to kontrola -
zyskacie Państwo czas na spokojne wdrożenie zmian

FAQ – Q‑KSeF Connector

Automatyczna wysyłka faktur bez logowania do KSeF i bez stresu.

Q‑KSeF Connector automatycznie łączy Państwa system fakturujący z Krajowym Systemem e-Faktur. Nie muszą Państwo samodzielnie logować się do KSeF ani pilnować jego dostępności — wszystko działa w tle. Państwa pracownicy wystawiają faktury tak jak dotychczas, a Q‑KSeF Connector zajmuje się ich przesyłaniem i odbiorem. Zyskują Państwo pełną zgodność z przepisami, oszczędność czasu i pewność, że każda faktura bezpiecznie trafi do KSeF.
Działa niezależnie od oprogramowania – bez konieczności wymiany systemu.

Q‑KSeF Connector działa niezależnie od pozostałych rozwiązań QBS. Mogą go Państwo połączyć z dowolnym systemem fakturującym, który eksportuje faktury w formacie XML zgodnym z KSeF. Jeśli Państwa system system nie generuje takiego pliku, wykonamy analizę możliwości i przygotujemy odpowiednie dostosowanie (customizację), które umożliwi pełną integrację bez konieczności zmiany programu.
Fakturowanie nie podlega zmianom - resztą zajmuje się Q‑KSeF Connector.

Integracja działa w pełni automatycznie – faktury są wysyłane w tle, bez konieczności logowania się czy podejmowania dodatkowych działań. Faktury są wystawiane tak, jak zawsze. Potem wystarczy oznaczyć je do wysyłki do KSeF (oznaczenie może następować automatycznie, na podstawie wstępnej konfiguracji), a Q‑KSeF Connector zajmuje się całą resztą. To wygoda, oszczędność czasu i pewność, że żaden dokument nie zostanie pominięty.
Testuj i przygotuj się z wyprzedzeniem na 2026 rok.

Tak, jednak możliwość testów zależy od dostępności środowiska KSeF. 3.11.2025 zostanie uruchomiona Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 na środowisku testowym, a na środowisku przedprodukcyjnym będzie to miało miejsce 15.11.2025.
Monitorujemy komunikaty Ministerstwa Finansów i na bieżąco udostępniamy testowe połączenia naszym klientom.
Jeden Q‑KSeF Connector – wiele systemów, pełna spójność faktur.

Tak. Q‑KSeF Connector potrafi integrować wiele różnych systemów fakturujących. Jeden moduł może jednocześnie obsługiwać faktury z Q-ERP, Q-Kliniki oraz innych systemów zewnętrznych. Dzięki temu nie muszą Państwo aktualizować ani zmieniać swojego oprogramowania — wystarczy, że system łączy się z API Q‑KSeF Connectora lub generuje faktury w ustandaryzowanym formacie XML FA(3) zgodnym z KSeF.
Analizujemy, dopasowujemy, wdrażamy – bez przestojów w pracy.

Proces wdrożenia rozpoczynamy od analizy Państwa obecnego procesu fakturowania – sprawdzamy, jak powstają i jak obsługiwane są faktury w różnych użytkowanych w organizacji systemach. Na tej podstawie proponujemy i uzgadniamy ewentualne modyfikacje, które usprawnią i zautomatyzują pracę. Jeśli wymaga tego specyfika Państwa oprogramowania, przygotowujemy mechanizm integracji, a następnie przeprowadzamy instalację i konfigurację Q‑KSeF Connectora. Połączenie między oprogramowaniem fakturującym a portalem e-Faktur dostosujemy „pod klucz" tak, by proces był automatyczny i niezawodny.
Bezpieczna kolejka faktur – żaden dokument nie zginie.

Q‑KSeF Connector automatycznie wykrywa przerwy w działaniu KSeF i bezpiecznie przechowuje faktury w kolejce. Gdy system Ministerstwa Finansów znów będzie dostępny, wysyłka następuje automatycznie — bez ryzyka utraty danych.

Słownik

System przygotowany przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców – największe firmy obligatoryjnie będą musiały fakturować swoich klientów z wykorzystaniem KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Mniejsze firmy mają niewiele więcej czasu – dla nich obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku.
Unikatowy numer faktury sprzedaży nadany na platformie KSeF. Składa się ze stałych elementów:
  • Numeru NIP sprzedawcy
  • Daty przesłania faktury do KSeF
  • Części technicznej, czyli 12 automatycznie generowanych znaków
  • Sumy kontrolnej

  • 5555555555-RRRRMMDD-NNNNNNNNNNNN-BB
    Numer KSeF jest niezależny od numeracji faktur generowanej przez systemy finansowo-księgowe.
    Tryb offline24 wynika z dowolności podatnika i może mieć zastosowanie m.in. w przypadku chwilowych problemów z Internetem lub braku zasięgu. Umożliwia wystawienie faktury sprzedaży we własnym systemie fakturującym i przesłanie jej do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Natomiast tryb offline występuje wtedy, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury w takim przypadku należy przesłać do KSeF najpóźniej do następnego dnia roboczego po zakończeniu prac serwisowych.
    Obowiązkowy element faktury wystawionej w KSeF, generowany na podstawie danych zawartych w fakturze. Umożliwia kontrahentowi weryfikację autentyczności dokumentu, dostęp do faktury w systemie KSeF oraz identyfikację podstawowych danych dokumentu. Jeżeli faktura zostanie wystawiona w trybie offline, konieczne są dwa kody QR: jeden z adnotacją OFFLINE (dostęp do faktury) i drugi z napisem "certyfikat" (weryfikacja tożsamości wystawcy).
    Faktura sprzedaży zgodna ze zdefiniowaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną, generowana w formacie XML. Będzie to obowiązująca wszystkie firmy forma dokumentu sprzedaży.
    Domyślny tryb fakturowania po wejściu w życie obowiązku KSeF. Wszystkie faktury sprzedaży powinny trafiać do systemu od razu po wystawieniu – by jak najwierniej realizować obowiązek wystawiania faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.
    Tryb uruchamiany tylko na wypadek oficjalnie ogłoszonej przez MF awarii systemu KSeF. Ogłoszenie takie musi zostać zamieszczone w BIP Ministerstwa Finansów oraz wyświetlane w oprogramowaniu interfejsowym. Przez cały okres awarii fakturowanie odbywa się we własnym oprogramowaniu, a po zakończeniu awarii każdy przedsiębiorca ma 7 dni roboczych na przesłanie wystawionych faktur do systemu KSeF.
    Elektroniczny certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów, służący do uwierzytelniania podmiotu w systemie KSeF. Używany zamiast podpisu kwalifikowanego czy profilu zaufanego do automatycznej komunikacji systemów finansowo-księgowych z KSeF. Ma ograniczony okres ważności - zwykle 2 lata. Każda firma będzie musiała mieć dwa certyfikaty: typu 1 (uwierzytelnianie i fakturowanie online) oraz typu 2 (wymagany przy trybach offline, generowanie kodu QR).

    Zapraszamy na bezpłatną konsultację

    RODO

    Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż:

    • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest QBS - Quality Business Software Sp. z o.o., ul. Bukowińska 22B, 02-703 WARSZAWA.

    • Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych: tel. 22 646 74 24, e-mail: dane-osobowe[znak at]qbs.com.pl.

    • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu nawiązania kontaktu na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. jako usprawiedliwionego interesu administratora.

    • Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty będące zaangażowane w kontakt.

    • Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres nie dłuższy niż wymagany dla realizacji celu, dla którego są przetwarzane lub tak długo, jak regulują to aktualne przepisy prawa, lub do czasu odwołania zgody.

    • Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

    • Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych może skutkować niemożnością nawiązania kontaktu.